Conditions d’utilisation – Extranet i-Vat

Version 1 – Juillet 2019

L’extranet I-Vat est édité par Ayming, société par actions simplifiée (SAS), immatriculée au RCS de Nanterre sous le n° 414 119 735, au capital de 70.665.286,92 €, dont le siège social est situé au 185 avenue des Grésillons, 92230 Gennevilliers.

1 - OBJET

Les Conditions d’utilisation ont pour objet de fixer les conditions d’accès et d’utilisation de l’Extranet I-Vat par le client, cocontractant d’Ayming, et les Utilisateurs auxquels il confie un accès, et de définir les services associés à cette utilisation.

2 - DÉFINITIONS

Au sein des Conditions d’utilisation, les termes débutant par une majuscule, qu’ils soient utilisés au singulier ou au pluriel, auront la signification qui leur est donnée ci-après.

Accès : désigne le fait pour un Utilisateur d’accéder à l’Extranet I-Vat en se connectant à l’aide de ses Identifiants.

Extranet i-Vat : désigne l’extranet édité par Ayming mis à disposition du Client et des Utilisateurs désignés en application d’un contrat signé entre Ayming et ledit Client et accessible notamment à partir de l’URL https://ivat-extranet.ayming.com/auth/login ou toute autre adresse qui lui serait substituée.

Client : désigne la personne morale ayant conclu avec le Prestataire un Contrat relatif à l’Extranet I-Vat et qui confie un Accès, directement ou indirectement, à un Utilisateur.

Conditions d’utilisation : désigne le présent document. La version en vigueur est celle en ligne au jour de l’Accès à l’Extranet I-Vat.

Contrat : désigne l’accord conclu entre Ayming et le Client.

Donnée : désigne les informations, publications et, de manière générale, les données du Client importées et hébergées au sein de l’Extranet I-Vat et pouvant être consultées uniquement par les Utilisateurs.

Donnée Personnelle : désigne les Données à caractère personnel se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable.

Identifiant(s) : désigne pour chaque Utilisateur désigné par le Client conjointement son identifiant propre ("login"), ainsi que le mot de passe de connexion ("password") choisi par l’Utilisateur.

Information Confidentielle : désigne l’ensemble des données et informations que les parties se seront communiquées, et celles dont elles auront eu connaissance à l’occasion de l’exécution du Contrat et notamment les informations de nature comptable, fiscale, commerciale, technologique, savoir-faire;

Réglementation sur les Données Personnelles : désigne l’ensemble de la réglementation applicable au traitement des Données Personnelles : (i) la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, (ii) toute législation française adoptée pendant la durée du présent accord, modifiant, remplaçant ou complétant la loi n° 78-17 précitée et (iii) le Règlement (UE) n° 2016/679 dit « Règlement Général sur la Protection des Données » et toute nouvelle réglementation qui entrerait en vigueur durant l’exécution du Contrat. En outre, chacune des Parties pourra être amenée à se conformer, le cas échéant, à des codes de bonnes pratiques des professionnels, ainsi qu’à de codes de conduite approuvés et des certifications.

Utilisateur : désigne la personne physique, nommément désignée par le Client, ayant une adresse de messagerie électronique à son nom et comportant l’extension du Client, placée sous la responsabilité du Client et bénéficiant d’un accès à l’Extranet I-Vat. Désigne également, dans certains cas, l’équipe technique du Prestataire, ainsi que les équipes opérationnelles devant intervenir dans le cadre de l’exécution d’une mission confiée au Prestataire. En se connectant à l’Extranet I-Vat, l’Utilisateur s’engage à respecter les Conditions d’utilisation.

3- ACCEPTATION ET MODIFICATION DES CONDITIONS D’UTILISATION

Les Conditions d’utilisation s’appliquent à tout accès/utilisation et toute consultation de l’Extranet I-Vat par un utilisateur.

L’acceptation des Conditions d’utilisation par tout Utilisateur est un préalable indispensable et obligatoire. Cette acceptation résulte pour l'Utilisateur de sa connexion à l’Extranet I-Vat. Le Client est garant du respect par l’Utilisateur des Conditions d’utilisation. En cas de désaccord avec les termes des conditions d’utilisation, l’Utilisateur est invité à ne pas poursuivre sa navigation sur l’Extranet I-Vat.

Ayming se réserve le droit d’apporter des modifications aux Conditions d’utilisation, l’Extranet I-Vat. Toute modification entre en vigueur à compter de sa date de mise en ligne, ou le cas échéant à toute autre date qui serait indiquée dans toute condition particulière applicable au service. Aussi, tout Utilisateur doit consulter les Conditions d’utilisation accessible lors de sa connexion à l’Extranet I-Vat. Tout Utilisateur est réputé avoir accepté la nouvelle version des Conditions d’utilisation du simple fait de la poursuite de l’utilisation de l’Extranet I-Vat.

4- DURÉE

Les Conditions d’utilisation sont applicables pour toute visite sur l’Extranet I-Vat d’un utilisateur non identifié mais également pendant toute la durée du Contrat conclu avec le Client, étant entendu qu’à la fin du Contrat, tous les Accès des Utilisateurs à l’Extranet I-Vat seront désactivés.

5- PRÉSENTATION DE L’EXTRANET I-VAT

5.1- Présentation

I-VAT Extranet est une plateforme qui va permettre aux clients de suivre la récupération de leur TVA internationale sur toutes les factures traitées par le département TVA, d’avoir accès aux KPI d’avancement, et de consulter en détail les demandes qui seront remboursées, en cours, ainsi que rejetées.

5.2 - Accès et disponibilité

5.2.1. Pré-requis contractuel

L’accès de l’Utilisateur à l’Extranet I-Vat est conditionné à l’existence d’un Contrat entre le Client et le Prestataire et au respect, par le Client, de l’ensemble de ses obligations contractuelles. Le Client est responsable de la désignation de ses Utilisateurs.

5.2.2 Accès à internet

Le Client et/ou l’Utilisateurs sont entièrement responsables de leur connexion Internet et/ou mobile et du choix de leur fournisseur d’accès. Par ailleurs, le Prestataire ne pouvant être tenu pour responsable des interruptions réseau, il attire particulièrement l’attention du Client et/ou de l’Utilisateur sur l’importance du choix de son fournisseur d’accès à internet et ses prestations.

Tout Utilisateur reconnaît connaître et comprendre Internet et ses limites et, notamment, ses caractéristiques fonctionnelles et performances techniques, les risques d’interruption, les temps de réponse pour consulter, interroger ou transférer des informations, les risques, quels qu’ils soient, inhérents à tout transfert de données notamment sur réseau ouvert

5.2.3. Accès par l’Utilisateur

Le Client est responsable de déterminer les Utilisateurs et de leur créer ou demander que soit créé un Accès à l’Extranet I-Vat.

L'identification des Utilisateurs lors de leur Accès à l’Extranet I-Vat se fait au moyen d'un identifiant unique distribué par lien électronique.

L’Utilisateur utilisera les Identifiants qui lui auront été communiqués lors de chaque connexion. Les Identifiants sont destinés à réserver l'accès de l’Extranet I-Vat aux Utilisateurs du Client, à protéger l'intégrité, la disponibilité et la confidentialité de l’ensemble des Données du Client.

A- Politique du Mot de Passe d’Accès à l’Extranet I-Vat

L’utilisateur choisi par le client est enregistré dans l’extranet I-Vat par le Client qui enregistre notamment son email. Un email est automatiquement envoyé à l’adresse professionnelle de l’Utilisateur, avec un lien l’invitant à définir son mot de passe confidentiel et à le confirmer. Le mot de passe doit respecter les règles de sécurité indiquées. Une fois le mot de passe défini, l’Accès est validé et l’Utilisateur peut se connecter à l’Extranet I-Vat en utilisant ses Identifiants.

B- Perte de mot de passe

En cas de perte de mot de passe, l’Utilisateur peut en demander un nouveau soit en cliquant sur le lien « mot de passe oublié » figurant en bas du pavé de connexion.Il recevra un lien de réinitialisation sur l’email auquel est rattaché son compte.

C- Confidentialité des identifiants

Les Identifiants sont personnels et confidentiels. Ils permettent un accès à l’Extranet I-Vat. Le Client et ses Utilisateurs s'engagent à mettre tout en œuvre pour conserver secrets les Identifiants le concernant et à ne pas les divulguer sous quelque forme que ce soit.

Le Client et ses Utilisateurs sont entièrement responsables de l'utilisation des Identifiants et ils sont responsables de la garde des codes d’Accès. De manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des postes individuels d’accès à l’Extranet I-Vat.

6- OBLIGATIONS DES PARTIES

6.1 – Le Prestataire ayant développé des outils informatiques spécifiques et des modules de formations adaptés aux besoins de ses clients, ainsi qu’un savoir-faire qui lui est propre, l’Utilisateur s’engage à ne pas communiquer à des tiers les Informations Confidentielles et notamment tout ou partie des éléments constituant ce savoir-faire et à ne pas donner accès à l’Extranet I-Vat à un tiers.

6.2 – Le Prestataire est tenu par une obligation de moyens et n’accorde aucune garantie quant à la disponibilité ou l’accessibilité à l’Extranet I-Vat. Il se réserve la faculté de suspendre temporairement l'Accès à l’Extranet I-Vat en cas notamment de :

- contestation sérieuse, recours ou poursuite judiciaire engagée par une entité compétente et habilitée fondée sur le caractère contraire aux bonnes mœurs ou à l’ordre public de tout ou partie des Données du Client,

- non-paiement par le Client des factures,

- Prestation de Maintenance.

Cette suspension ne peut en aucun cas engager la responsabilité du Prestataire et n’ouvre droit à aucune indemnité pour l’Utilisateur.

6.3 – Chaque Utilisateur s’engage à ne pas modifier, essayer de modifier ou porter atteinte à l’Extranet i-Vat de quelque manière que ce soit et à ne pas utiliser de logiciel ou toute forme de programme informatique ayant pour but d’atteindre ou de rendre disponible un contenu protégé ou non disponible librement.

6.4 – L'Utilisateur s'engage à informer le Prestataire sans délai, par tous moyens, de toute erreur, faute ou irrégularité qu’il constaterait dans l’utilisation de l’Extranet I-Vat et ce, dès qu’il en a connaissance

6.5 – Le Client et/ou l’Utilisateur sont seuls responsables de l’utilisation qu’ils font de l’Extranet I-Vat et du respect par les Utilisateurs des Conditions d’utilisation. En conséquence, le Prestataire décline toute responsabilité à l’égard de l’usage non conforme aux Conditions d’utilisation qui est fait de l’Extranet I-Vat par tout Utilisateur. Ce dernier s’engage à ne pas importer au sein de l’Extranet I-Vat des Données qui porteraient atteinte aux droits de tiers ou pourraient être considérées comme illégales.

L’Utilisateur et/ou le Client sont les seuls responsables de la qualité, de la licéité, de la pertinence, de la véracité des Données et contenus qu’il transmet et/ou importe dans l’Extranet I-Vat. En conséquence le Prestataire dégage toute responsabilité en cas de non-conformité des Données et/ou des contenus aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux besoins du Client. Le Client demeure le seul propriétaire des Données et contenus qu’il transmet aux fins d’utilisation de l’Extranet I-Vat.

6.6 – Le Prestataire ne consent aucune garantie sur l’aptitude de l’Extranet I-Vat à répondre à des attentes ou besoins particuliers de tout Utilisateur. De la même manière, le Prestataire n’est pas en mesure de garantir qu’aucune erreur ou autre trouble de fonctionnement ou d’utilisation n’apparaîtra au cours de l’utilisation de l’Extranet I-Vat.

6.7 – Le Prestataire n’est pas responsable de l’indisponibilité des réseaux (logiciel ou matériel) qui ne sont pas entièrement sous son contrôle direct, ni de toute modification, suspension ou interruption de diffusion de l’Extranet I-Vat ou de l’Application mobile, ainsi que de la continuité, pérennité, conformité, compatibilité ou performance de ceux-ci ou à l’absence de bugs.

6.8 – L’Utilisateur est seul responsable de l'utilisation frauduleuse par un tiers de ses identifiants de connexion.

L’Utilisateur utilise l’Extranet I-Vat sous son entière responsabilité. Il reconnaît que sa responsabilité peut être engagée, notamment en cas d’usurpation d’identité.

ARTICLE 7 – PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE

7.1 – Généralités

Le Prestataire déclare que l’Extranet I-Vat qu’il a développée est originale au sens du Code français de la propriété intellectuelle, qu’il est titulaire de l’intégralité des droits de propriété intellectuelle portant sur l’Extranet I-Vat et est régulièrement titulaire des droits d'utilisation et/ou d'exploitation portant sur les logiciels tiers nécessaires à son fonctionnement. Aucun droit de propriété intellectuelle sur l’Extranet I-Vat n’est conféré au Client ni à l’Utilisateur au titre des Conditions d’utilisation ou du Contrat.

L’Utilisateur s’engage à ne pas porter atteinte, directement ou indirectement, aux droits du Prestataire et à prendre toutes mesures nécessaires pour assurer le respect de son droit de propriété sur l’Extranet I-Vat. L’Utilisateur s’oblige à ne pas porter atteinte aux mentions de propriété figurant sur l’Extranet I-Vat.

7.2 – Licence d’utilisation de l’Extranet I-Vat

L’Utilisateur a le droit, sous la responsabilité du Client, d’utiliser l’Extranet I-Vat dans les conditions et limites concédées au Client au titre du Contrat et dans le respect des Conditions d’utilisation.

Il est notamment rappelé que l’Utilisateur ne pourra en aucun cas mettre l’Extranet I-Vat à disposition d’un tiers quel qu’il soit (seuls les Utilisateurs ont accès à l’Extranet I-Vat), et s’interdit strictement toute autre utilisation et en particulier toute adaptation, modification, traduction, arrangement, diffusion, décompilation, sans que cette liste soit limitative.

7.3 – Marque

Le Prestataire est et restera propriétaire de ses signes distinctifs, à savoir marques, dénominations sociales et autres noms commerciaux, enseignes et noms de domaine.

La reproduction, l'imitation ou l'apposition, partielle ou totale, des marques et dessins et modèles appartenant au Prestataire est strictement interdite sans son accord écrit préalable.

8 – DONNÉES PERSONNELLES

Les données de l’Utilisateur et les données figurant dans l’Extranet I-Vat sont traitées par Ayming SAS au capital de 70.665.286,92€ enregistrée au RCS de Nanterre sous le numéro 414 119 735 et ayant son siège social au 185, avenue des Grésillons 92230 Gennevilliers.

L’Extranet I-Vat est hébergée en France.

Le responsable de traitement est le Client accordant les droits à l’Utilisateur. Ayming est sous-traitant du Client au sens du Règlement européen sur la protection des données personnelles.

Pour toute information sur la finalité et la durée du traitement, les données traitées, l’Utilisateur est invité à se rapprocher du Client lui ayant accordé les droits d’utilisation.

Le Prestataire ne traite les données de l’Utilisateur que pour les besoins d’accès et de gestion de l’Extranet i-Vat. Les données ne sont pas cédées à un tiers.

Conformément à la réglementation en vigueur au sein de l’Union européenne, l’Utilisateur bénéficie d’un droit d’accès, de limitation et de rectification aux informations qui le concerne. Ce droit peut être exercé auprès du Client.

A toutes fins utiles, le Prestataire a nommé un DPO qui peut être contacté à l’adresse suivante : dpo@ayming.com.

9- COOKIES

L’Extranet I-Vat et l’Application Mobile n’utilisent pas d’autres cookies que le cookie nécessaire à la connexion qui est placé sur le matériel de l’Utilisateur lors de sa connexion et reste actif pendant toute la durée de sa session.

10- FORCE MAJEURE

Le Prestataire ne saurait être tenue responsable pour tout retard dans l’exécution de ses obligations ou pour toute inexécution de ses obligations au titre des Conditions d’utilisation lorsque les circonstances y donnant lieu relèvent de la force majeure.

11- CENTRE D’ASSISTANCE TECHNIQUE « HOT LINE »

Pour toute question relative à l’usage d l’Extranet I-Vat ou tout signalement d’Anomalie, l’Utilisateur doit contacter le consultant en charge du Client.

12 – DROIT APPLICABLE – CLAUSE ATTRIBUTIVE DE COMPÉTENCE

Les Conditions d’utilisation sont régies par la loi française.

Tout litige relatif à l’exécution ou l’interprétation des Conditions d’utilisation devra être réglé dans les conditions et les limites définies au Contrat avec le Client.